Wie ihr wisst, sind wir alle drei freiberuflich und haben neben amazed immer noch ein paar andere Jobs und Projekte. Ich bin wahnsinnig dankbar über die Mischung an Aufgaben, die mir immer wieder den Horizont erweitern und mir das Gefühl geben, ständig zu lernen und zu wachsen, und nicht auf der Stelle zu treten. Manchmal wird es natürlich viel auf einmal, wenn sich Deadlines und Termine häufen, und so habe ich in den letzten Jahren immer konsequenter die Methoden gefunden und durchgezogen, die mir helfen, wirklich produktiv zu arbeiten und nicht in die Situation zu geraten, dass mir alles über den Kopf wächst. Gerade jetzt, wo ein neues Projekt ansteht, das die nächsten Monate besonders füllen wird, ist die klare Struktur meiner Arbeitstage für mich besonders wichtig.

Entweder arbeite ich an meinem Schreibtisch zu Hause, oder in der Presseakademie – beides hat seine Vorteile. In einem Büro, das man vor allem zum Arbeiten betritt, stören einen keine Wäscheberge oder die Option, mal eben einkaufen zu gehen. Im Homeoffice kann all das ablenken, andererseits aber auch für gute, kurze Pausen sorgen, die Blockaden im Kopf ganz schnell wieder lösen.

Egal, ob Homeoffice oder der Büroschreibtisch: Ideen-Blackouts oder spontane Müdigkeit holen einen überall ein. Hier kommen also meine sieben Regeln, die mir ganz persönlich helfen, meinen Tag klar zu strukturieren und so produktiv zu arbeiten, dass ich alles schaffe, was ich mir so vornehme!

Meine 7 Tipps für produktives Arbeiten

Ordnung und Raumstimmung

Der erste Punkt, der mit dem Arbeiten an sich noch gar nichts zu tun hat, ist die Umgebung, in der ich mich später konzentrieren möchte. Versinkt mein Arbeitszimmer, Büro oder die ganze Wohnung im Chaos, sieht es auch ganz genauso in meinem Kopf aus. Seitdem ich das weiß, sorge ich schon im voraus für Ordnung, wenn ich weiß, dass viel Arbeit vor mir liegt: Am Wochenende, spätestens sonntags, räume ich die Wohnung und vor allem mein Arbeitszimmer auf, sodass gar nichts mehr herumliegt und der Schreibtisch ganz frei ist – so weiß ich sicher, dass ich mich konzentrieren kann und mich nichts ablenkt. Was ich allerdings wahnsinnig gerne neben dem Arbeiten mache, ist Wäsche waschen – das Geräusch der Waschmaschine gibt mir dieses wohlige Gefühl, gerade schon produktiv zu sein, und die kurze Pause zum Wäsche aufhängen tut bei einem ganzen Tag am Schreibtisch gut!

To-Do-Liste

Der Klassiker, ohne den überhaupt nichts geht, ist die To Do Liste. Ich habe eine in der Erinnerungs-App meines Handys, auf die alles geschrieben wird, was mir einfällt – besonders Kleinigkeiten, die ich sonst ganz sicher vergessen würde. An Tagen, an denen ich besonders viel für unterschiedliche Jobs schaffen muss, schreibe ich mir eine extra To-Do-Liste auf einen Zettel, geordnet nach den verschiedenen Jobs. Die einzelnen Aufgaben als erledigt durchzustreichen ist und bleibt befriedigend, und am Abend kann der Zettel weggeschmissen werden.

Mit dem Einfachsten anfangen

Es gibt zwar die 80-20-Regel, die besagt, immer mit der wichtigsten Aufgabe anzufangen – das versuche ich auch meistens, weil es natürlich am sinnvollsten ist. Manchmal gibt es aber auch haufenweise ähnlich wichtige Aufgaben, und manchmal blockiert auch der Kopf, und ich will am liebsten den Stift fallen lassen. Genau in diesen Momenten widme ich mich den To-Dos, die am einfachsten gehen und schnell erledigt sind. Wenn dann alle Kleinigkeiten geschafft sind, kann ich mich wie in einem aufgeräumten Zimmer viel konzentrierter den größeren Aufgaben widmen.

Eins nach dem anderen

Ein Problem gerade bei mehreren ähnlich wichtigen Aufgaben verschiedener Jobs ist, dass ich alles auf einmal machen will. Dadurch gerate ich sofort unter Stress und schaffe am Ende gar nichts davon richtig. In solchen Momenten muss ich mir immer wieder in Erinnerung rufen, eins nach dem anderen zu erledigen, auch wenn die Regel eigentlich so einfach ist. Einen Text am Stück zu schreiben kostet sehr viel weniger Zeit, als dazwischen noch fünf E-Mails zu beantworten oder ein paar Dinge mit den anderen zu besprechen. Und das E-Mail-Postfach am Stück durchzugehen, ist sehr viel effizienter, als sich von jeder neuen Mail rausreißen zu lassen. Für Meetings verabreden wir uns zu festen Zeiten, in denen auch nichts anderes gemacht wird. Und so bekommt jede Aufgabe nach und nach ihre ganz eigene Zeit.

Internet ausstellen

Beim Thema rausreißen lassen habe ich eine wichtige Regel für mich gefunden: Wenn ich mich konzentrieren muss, stören mich eingehende E-Mails oder Nachrichten im Slack-Chat, denn wenn ich etwas sehe, will ich auch direkt darauf reagieren. Deshalb stelle ich in bestimmten Momenten einfach das Internet aus und lege mein Handy in einen anderen Raum. So kann ich viel besser einen Text am Stück schreiben, oder mir wirklich konzentrierte Gedanken zu einem Projekt machen. Und nach ein, zwei Stunden merkt man immer wieder: Die Welt geht auch nicht unter, wenn sich ein paar Nachrichten angesammelt haben. Niemand muss sofort auf alles antworten, und niemand muss immer erreichbar sein – auch wenn wir das viel zu häufig so durchziehen.

Bewegungspausen

Vorletzte Woche hatte ich mal wieder eine ganze Woche Homeoffice und so viel zu tun, dass ich den ganzen Tag am Schreibtisch saß. Abends kam oft Besuch, und so hatte ich plötzlich zwei Tage nicht das Haus verlassen – und konnte mich am dritten Tag kaum mehr konzentrieren. Gerade im Homeoffice sind Bewegungspausen und frische Luft wichtiger denn je, denn wenn man nur am Schreibtisch versackt, geht irgendwann auch im Kopf gar nichts mehr. Spaziergänge lüften den Kopf durch, und intensive Bewegungseinheiten schaffen den richtigen Ausgleich zur Kopfarbeit – seitdem ich wieder im Fitnessstudio angemeldet bin, liebe ich die ein, zwei Stunden am Morgen oder zwischendurch, in denen ich mich auspowern kann, denn danach habe ich jedes Mal auch am Schreibtisch viel mehr Energie und neue Ideen.

Gesunde Energieschübe

An den Tagen, die ich ohne Terminunterbrechung nur am Schreibtisch verbringe und sehr viel schaffen möchte, ist mir neben der Bewegung auch die gesunde Ernährung immer wichtiger. Vielleicht ist es Einbildung, aber durch Vitaminbomben wie einem Smoothie oder einem Salat mit 1000 verschiedenen gesunden Dingen fühle ich mich, als würde sofort neue Energie durch meinen Körper und Kopf fließen – und komme oft schon beim Zubereiten auf neue Ideen. Wichtig ist mir mittlerweile, beim Einkaufen nicht nur an die Abendessen, sondern vor allem an die Kleinigkeiten für zwischendurch zu denken: Wenn ich alles für Smoothie, Salat oder Joghurt mit Früchten zu Hause habe, gehen die gesunden Energieschübe ganz einfach, ohne lang darüber nachdenken zu müssen.

Was sind eure Tipps zum produktiven Arbeiten? Habt ihr noch mehr Anregungen für mich?